RuleWay / Workspace 1C / 1С:Документооборот КОРП для Казахстана

1С:Документооборот КОРП для Казахстана

Согласование, поручения, договоры и архив — в одном месте, вместо бумаги, почты и папки «на подпись» на столе у директора.

Получить консультацию Тарифы

О продукте

Договор неделю лежит на столе у одного из пяти согласующих, а где именно — никто не знает. Поручение отдано устно на летучке и благополучно забыто. Нужный документ ищут по всем компьютерам отдела, потому что папка называется по-разному у каждого сотрудника. Документооборот КОРП переводит входящие, исходящие и внутренние документы, договоры, поручения и архив в один контур с электронной подписью, контролем сроков и полнотекстовым поиском — включая поиск по содержимому отсканированных бумаг.

Кому подходит

Компании с большим объёмом внутренних согласований
Организации, которым нужен архив договоров и контроль сроков
Бизнес, переходящий с бумажного документооборота или почты

Какие процессы закрывает

Регистрация и согласование документов
Поручения и контроль исполнения
Договоры и контроль сроков действия
Обмен документами с контрагентами

После подключения

Продукт появляется в «Моей экосистеме» и Workspace 1C: информационная база, обновления, резервные копии и Help Desk — в одном месте.

Что внутри

Учёт входящих, исходящих и внутренних документов

Каждый документ сопровождается учётно-регистрационной карточкой с полным набором реквизитов. Списки можно группировать по отправителям или видам документов, искать и сразу выполнять действия — направить на исполнение, распечатать, отправить по почте. У документа пять состояний (согласование, утверждение, рассмотрение, регистрация, исполнение), которые меняются вручную или автоматически процессами.

Договоры — от подготовки до расторжения

Карточка договора хранит 75 реквизитов, все связанные файлы (черновики, согласованные версии, скан-копии оригиналов) и всё, что с ним связано — переписку, процессы, сопроводительные документы. Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки по шаблону. Поддерживаются многосторонние договоры — с произвольным списком корреспондентов.

Согласование, рассмотрение, исполнение

Девять готовых процессов, включая согласование, утверждение, рассмотрение, исполнение и ознакомление. Согласование может идти параллельно, последовательно или смешанным маршрутом — например, юрист и бухгалтер согласовывают одновременно, а после них по очереди замдиректора и директор. По итогам печатается лист согласования, ведётся история всех циклов.

Контроль возврата и автопродление договоров

Система отслеживает, когда договор передан контрагенту на подпись, и уведомляет ответственного, если документ не вернулся в срок. Сроки действия договоров контролируются автоматически, а при разрешённых условиях — продлеваются без участия человека, с сохранением истории всех изменений сроков.

Контроль исполнения и «На контроле»

На контроль можно поставить что угодно — документ, письмо, процесс, задачу, проект. Программа сама отслеживает истекающий или пропущенный срок и сообщает об этом по почте. Окно «На контроле» показывает все карточки, где сотрудник — контролёр, с самыми просроченными наверху списка.

Электронная подпись

Поддерживаются все три вида подписи — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная, совместимые с распространённым криптографическим ПО. Подписывать можно документы, файлы, визы и резолюции; результат проверки сохраняется, повторно проверять не нужно.

Потоковое сканирование и штрихкодирование

Файлы заносятся сканированием — ручным или потоковым, в том числе через сетевые сканеры, с автоматическим распознаванием текста скан-копий. Штрихкод печатается на документе, наклейке или пустом листе и распознаётся автоматически — именно по нему система понимает, к какой карточке привязать отсканированную страницу.

Архивное хранение и поиск

Передача дел в архив с автоматической проверкой, что дело закрыто и срок хранения истёк. Три способа поиска: простой поиск по индексу, точный поиск по реквизитам и полнотекстовый поиск по содержимому файлов и скан-копий — можно ввести название компании и получить все связанные договоры, переписку, задачи и события.

Мониторинг и анализ процессов

Автоматическая служба мониторинга отслеживает больше 100 показателей по всем процессам — просрочки, число циклов согласования, средние трудозатраты — и предупреждает по почте при отклонении от нормы. Отчёты показывают самые ходовые процессы, загрузку сотрудников, документы без движения и долю несогласованных документов.

Учёт и планирование рабочего времени

Личный и общие календари с напоминаниями, учёт отсутствий сотрудников с автоматическим уведомлением коллег и переадресацией писем. Ежедневные отчёты и трудозатраты по документам, письмам и проектам — вручную или автоматически при включённом хронометраже, с последующим анализом по видам работ и подразделениям.

Проектный учёт и контроль исполнения

План проекта — иерархия проектных задач со сроками, автоматическим расчётом календарного плана по связям задач и рабочему календарю. Импорт плана из Microsoft Project, диаграмма Ганта, режимы контроля выполнения и анализа плановых и фактических трудозатрат.

Доступ с любых устройств

Бесплатный мобильный клиент для смартфонов и планшетов — задачи, документы, календарь, возможность ставить и получать поручения с фото, видео и аудио. Полноценная работа через веб-браузер без привязки к рабочему месту.

Функциональный почтовый клиент

Встроенная почта работает не отдельно, а в одном контуре с документами и задачами — письмо можно превратить в документ, поручение или запись календаря одним действием, без переноса вручную.

Интеграция с учётными системами

Глубокая интеграция с другими продуктами 1С — Бухгалтерией, Управлением торговлей, ERP — и с внешними системами: единое пространство без дублирования данных между документооборотом и учётным контуром.

КОРП, ПРОФ или для холдинга — что выбрать

Версия КОРП добавляет расширенные возможности учёта документов, контроля и анализа исполнительской дисциплины по сравнению с ПРОФ — для средних и крупных предприятий. Для группы компаний с разветвлённой филиальной структурой существует отдельная редакция для холдинга с контролируемым обменом между информационными базами.

Когда это не ваш продукт

Нужен только простой обмен файлами без согласований и контроля исполнения — возможно, хватит обычного файлового хранилища.

Нужна автоматизация бухгалтерского или торгового учёта, а не документооборота — это Бухгалтерия, Управление торговлей или Комплексная автоматизация.

Компания меньше 10–15 человек без формализованных процессов согласования — внедрение может оказаться избыточным, обсудите масштаб на диагностике.

Что получает бизнес

Порядок Все документы и договоры в одном месте с историей

Скорость согласования Параллельные и смешанные маршруты вместо очереди из кабинета в кабинет

Контроль Просроченные задачи и договоры видны сразу

Поиск Полнотекстовый поиск, включая скан-копии

Частые вопросы

Можно вести входящие, исходящие и внутренние документы вместе?

Да, все три вида документов с единой учётно-регистрационной карточкой.

Поддерживается электронная подпись?

Да, все три вида — простая, усиленная неквалифицированная и усиленная квалифицированная.

Можно работать с телефона?

Да, есть бесплатный мобильный клиент для смартфонов и планшетов, плюс работа через веб-браузер.

Как согласовываются договоры с несколькими подписантами?

Параллельным, последовательным или смешанным маршрутом, с печатью листа согласования по итогам.

Есть автоматическое продление договоров?

Да, система сама продлевает срок по заданным правилам и уведомляет ответственного заранее.

Можно найти документ по содержимому скан-копии?

Да, полнотекстовый поиск распознаёт и находит текст в отсканированных документах.

Есть учёт рабочего времени сотрудников?

Да, календари, ежедневные отчёты и трудозатраты по документам и проектам.

Поддерживается штрихкодирование для потокового сканирования?

Да, штрихкод печатается на документе и распознаётся автоматически при сканировании.

Чем КОРП отличается от ПРОФ?

Расширенные возможности учёта документов и более глубокий контроль исполнительской дисциплины — для средних и крупных предприятий.

Интегрируется с Бухгалтерией и другими продуктами 1С?

Да, глубокая интеграция с экосистемой 1С — единое пространство без дублирования данных.

Материалы по теме

Проектное внедрение
Как документооборот встраивается в контур УТ и Бухгалтерии. Интеграция с внешними системами
Обмен документами с контрагентами.